اداره تشریفات و خدمات بین‌المللی

وظایف اداره تشریفات و خدمات بین‌المللی

  • برنامه‌ریزی در زمینه دیدارهای رسمی مسئولان دانشگاه جهت اعزام به خارج از کشور.
  • برنامه‌ریزی برای ملاقات‌ها و دیدارهای رسمی مدعوین خارجی با هیأت‌رئیسه و رئیس دانشگاه.
  • هماهنگی و اقدام برای امور اجرایی در دیدارهای رسمی مدعوین خارجی با هیأت‌رئیسه و رئیس دانشگاه.
  • ارائه خدمات تشریفات و دریافت ویزا و بلیط برای سفر هیئت‌های رسمی دانشگاه به خارج.
  • ارائه خدمات تشریفات به هیئت‌ها و میهمانان خارجی دانشگاه که به میزبانی دانشگاه تهران وارد ایران می‌شوند.
  • اجرای اقدامات لازم جهت اعزام تیم‌های دانشجویی برای شرکت در المپیادهای جهانی (علمی ورزشی).
  • اجرا و پیگیری امور کنسولی عزیمت اعضای هیأت علمی و مأمورین دانشگاه تهران به خارج از کشور.
  • رزرو هتل و هماهنگی لازم در زمینه برنامه‌های جانبی میهمانان خارجی دانشگاه.
  • اجرا و هماهنگی اقدامات لازم برای امضای تفاهم‌نامه‌های داخلی و خارجی با رئیس دانشگاه.
  • اجرای هماهنگی و اقدامات لازم برای ضیافت ناهار رئیس دانشگاه با میهمانان خارجی.
  • پیگیری و هماهنگی برای پذیرایی و امور تشریفات میهمانان رسمی معاونت بین‌الملل دانشگاه.
  • اجرای هماهنگی جهت دعوت از خبرنگاران و عکاسان جهت دیدارهای رسمی دانشگاه (داخلی خارجی).
  • برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت حضور رئیس دانشگاه در سمینارها و کنگره‌های علمی دانشگاهی یا کشوری.
  • انجام دادن امور تشریفات جهت حضور رئیس دانشگاه در برنامه‌های داخل و خارج از دانشگاه.
  • برنامه‌ریزی و اجرای مراسم رسمی در دانشگاه.
  • هماهنگی و برنامه‌ریزی برای اجرای مراسم دانشکده‌ها و پردیس‌ها (که رئیس دانشگاه مقتضی است در مراسم مذکور حضور داشته باشند).
  • برنامه‌ریزی و اجرای ضیافت‌های ناهار یا شام به میزبانی رئیس دانشگاه.
  • هماهنگی برای دریافت و توزیع هدایای رئیس دانشگاه به تقدیر شوندگان.
  • برنامه‌ریزی و انجام دادن امور اجرایی و تشریفاتی سفرهای داخلی هیئت رئیسه و شورای دانشگاه.
  • برنامه‌ریزی و پیگیری جهت آماده نمودن هدایای مختلف دانشگاهی برای اهدا به میهمانان داخلی و خارجی.
  • تنظیم چکیده‌ای از گزارش دیدارهای رسمی رئیس دانشگاه با میهمانان خارجی جهت ارائه به معاونت بین‌الملل.
  • پیگیری ارسال خبر و عکس از دیدارهای رسمی دانشگاه در سایت دانشگاه.
  • شرکت در جلسات برنامه‌های مشترک علمی و فرهنگی دانشگاه با سایر نهادهای دولتی و...
  • اجرای امور مربوط به تشریفات و هماهنگی همایش‌های علمی و فرهنگی دانشکده‌ها و پردیس‌ها که معاونت بین‌الملل تعیین می‌کند.
  • پیگیری جهت دریافت هزینه سفرها و برنامه‌های داخلی دانشگاه و تنظیم اسناد مثبته برای ارسال به واحدهای مربوطه.
  • همکاری در برگزاری کنگره‌های بین‌المللی در سطح دانشگاه
  • همکاری در برنامه‌های فرهنگی مرتبط با دانشجویان و اساتید غیرایرانی.